Försvarsmakten: Så jobbar vi med kriskommunikation

När världen står inför flera krissituationer ställs den säkerhetspolitiska kommunikationen på sin spets. Therése Fagerstedt, och Jonas Olsson på Försvarsmakten berättar om hur myndigheten hanterar sin kommunikation när pressen är som högst —strategier som är relevanta för alla företag som värnar om en stabil och pålitlig kommunikation.

Kommunikation kan bygga broar över barriärer, sammanföra människor och införa hopp om framtiden — likväl kan den vara destruktiv och missledande. Under krigs- och krissituationer florerar all typ av information, och med kraften av sociala medier sprids den idag fortare än någonsin. En av de största utmaningarna för Försvarsmakten är att skilja det som är sant från falskt, och samtidigt värna om förtroendet från allmänheten.

“Försvarsmakten är van vid att hantera kriser eller längre perioder av medial intensitet. Vår verksamhet utförs oftast i extrema situationer eller miljöer, och högt tryck finns i organisationens DNA. Vi brukar säga att vi levererar som bäst när läget är som sämst.”

Går det att förbereda sig inför en världskris?

Ingen proaktiv kommunikationsstrategi kan gardera fullständigt mot plötsliga kriser, men genom att alltid vara förberedd för det värsta kan man enligt Försvarsmakten tidigt identifiera snabba förändringar, vilket ökar stabiliteten i osäkra lägen.

“Vi har alltid en hög lägstanivå på anspänning, samtidigt var vi den här gången inte beredda på nivån av befolkningens oro.”

“Vi har alltid en hög lägstanivå på anspänning vilket gör att vi har en god uppfattning om när det ”börjar dra ihop sig”. Förberedelserna består främst av att bygga olika lägesbilder så att vi tidigt kan identifiera risker och skapa handlingsfrihet. Vi ser till att vi har budskapen klara, att vi har talespersoner som är insatta med ett flexibelt mindset. Samtidigt var vi den här gången inte fullt beredda på befolkningens oro. Vi fick snabbt hitta nya kanaler och sätt att kommunicera. Inte minst vad gäller de yngre åldersgrupperna i samhället.”

Bygg förtroende — innan det behövs som mest

Det finns inget facit på hur man kan eller bör hantera en krissituation, men det finns enligt Försvarsmakten fördelar med att redan innan det verkligen behövs, bygga tillitsfulla relationer till allmänheten.

“Genom att tillhandahålla saklig och snabb information i egna kanaler och bjuda in till samtal, via exempelvis plattformar som t.ex. Instagram eller återkommande digitala pressträffar, så skapar vi förutsättningar för att ge en så öppen och transparent bild som möjligt och på det sättet motverka desinformation. Det grundar sig ytterst i att bygga relationer till befolkningen men vi jobbar också med att bygga förtroende för våra kanaler innan krisen kommer, så att människor vet var de ska vända sig för trovärdig information.”

Så når man lättast ut till en bred publik

Utöver de egna plattformarna är en stark medienärvaro i exempelvis nyhetskanaler ett effektivt sätt att nå ut till en bredare publik, men det skapar också höga krav på att navigera kring all publicitet.

“Vi mäter och utvärderar kontinuerligt vår kommunikation med hjälp av omvärldsbevakning.”

Genom All Ears analys kan vi se att Försvarsmakten under de senaste 12 månaderna omnämnts 1874 gånger — i genomsnitt 5 gånger per dag på mängder av olika plattformar. Att hålla koll på publiciteten kräver enligt Försvarsmakten en pålitlig omvärldsbevakning.

“Vi mäter och utvärderar kontinuerligt vår kommunikation med hjälp av omvärldsbevakning, och vi har även oerhört skickliga analytiker på kommunikationsavdelningen. Eftersom vi mäter både på daglig basis och under längre perioder arbetar vi löpande med vår kommunikation för att anpassa den vid behov.”

“Ingen kris är den andra lik”

Precis som att det inte går att förutspå hur början på en kris kommer att te sig, går det inte heller att förutse slutet — varken hur, eller när, det kommer att vara över. Men det går att göra en bedömning på den faktan man har i stunden.

”Ingen kris är den andra lik. Dessutom förändras sättet vi kommunicerar på och tillgodogör oss information i samhället hela tiden. Men vi har en stadig grundplatta att utgå ifrån som vi använder såväl när det är lugnare som fullt blås.”

“Läget vi befinner oss i kommer att bli långvarigt.”

“Bedömningen vi gör är att läget vi befinner oss i kommer att bli långvarigt. Vi löser uppgifterna här och nu samtidigt som vi planerar för uthållighet och relevans i vår kommunikation. Vår strategi är att fortsätta vara öppna och transparenta i de bedömningar vi gör, proaktivt berätta om vår verksamhet och bjuda in till samtal och dialog.”

Försvarsmaktens 3 bästa tips för kriskommunikation:

1. Ingen löser allt själv — bygg ett starkt team med olika förmågor och kompetenser som jobbar mot samma mål.

2. Se till att systemet fungerar i grunden — ha god ordning på inkommande ärenden och häng inte upp ärenden på enskilda individer. ´

3. Fördela arbetet och planera för uthållighet. När delar av avdelningen hanterar det som är här och nu kan andra planera för det som kommer om en vecka, eller en månad bort.